Akte, Konfliktcheck und Mandatsanlage

Anlage oder Zuordnung einer Kanzleiakte bei neuer Mandatsanfrage oder eingehendem Schriftstueck. Anwendungsfall Mandant erteilt neuen Auftrag oder Eingang ist keiner Akte zugeordnet. Normen § 43a Abs. 4 BRAO Konfliktcheck § 3 BORA Art. 13 DSGVO Datenschutzhinweis §§ 10 11 GwG Identifizierung. Prüfraster Mandatsart Beteiligte Konfliktcheck Mandatsumfang GwG-Anwendbarkeit Honorar Vollmacht. Output Mandatsblatt Konfliktcheck-Vermerk GwG-Vermerk Aktenstruktur Übergabeliste Fristen. Abgrenzung zu mandatsannahme-gwg (ausführliche GwG-Ausführung) und kanzlei-allgemein-aktenzeichen.

Akte, Konfliktcheck und Mandatsanlage

Zweck

Dieser Skill führt von der Anfrage zur belastbaren Mandatsakte. Er legt keine produktive Kanzleiakte heimlich an, sondern erzeugt eine Aktenanlage mit Prüfvermerken und Rückfragen.

Ablauf

Mandatsart klären: Beratung, Vertretung, Prozess, Verteidigung, Dauerberatung, Eilsache.
Beteiligte erfassen: Mandant, Gegner, Dritte, Versicherer, Gericht, Behörde.
Konfliktcheck vorbereiten: Namen, verbundene Unternehmen, wirtschaftlich Berechtigte, frühere Mandate.
Mandatsumfang abgrenzen: was ist beauftragt, was ausdrücklich nicht.
Mandatsannahme/GwG starten: kanzlei-allgemein-mandatsannahme-gwg ausführen, wenn neue Mandatsanfrage, Unternehmensmandant, Transaktionsbezug, Immobilienbezug, Gesellschaftsbezug, Fremdgeld, abweichender Zahler oder Identifizierungsbedarf vorliegt.
Pflichtdokumente anlegen: Vollmacht, Datenschutzhinweis, Mandatsvereinbarung, Honorar, Vorschuss, KI-Hinweis, GwG-Dokumentation.
Kontoblatt anlegen: Debitor, Rechnungsempfänger, Stundensatz, Vorschuss, Rechtsschutz, Fremdgeldhinweis, E-Rechnung, GoBD-Ablage.
Aktenstruktur vorschlagen: Eingänge, Schriftsätze, Anlagen, Fristen, Honorar, GwG, Korrespondenz, Notizen.
Übergabe an Fristen und Zeit: erste Fristen und erste Tätigkeiten vormerken.

Konfliktcheck

Der Skill trifft keine endgültige berufsrechtliche Entscheidung. Er erzeugt:

Trefferliste.
Risikoklasse.
Rückfragen.
Vorschlag: annehmen, nur nach Klärung, ablehnen.

Mandatsannahme und GwG

Bei Neuanlagen nie nur ein leeres Mandatsblatt erzeugen. Immer mindestens festhalten:

Akquisequelle und Erstkontakt.
Mandatsumfang und ausgeschlossene Tätigkeiten.
Konfliktcheck-Status.
GwG-Anwendbarkeit oder Grund, warum kein Kataloggeschäft vorliegt.
Identifizierungsstatus.
wirtschaftlich Berechtigte, soweit relevant.
Mandatskontoblatt mit Honorar, Vorschuss und Rechnungsempfänger.
Annahmeentscheidung mit Verantwortlichem.

Vorlage

Für das Mandatsblatt assets/templates/mandatsblatt-vorlage.md verwenden. Für Mandatsannahme und GwG zusätzlich assets/templates/mandatsannahme-gwg-start.md, assets/templates/mandatskontoblatt.md und die GwG-Templates verwenden.