Quartalsgespraech — BWA-Übergabe mit dem Mandanten

Quartalsgespraech — BWA-Übergabe mit dem Mandanten

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
• Tragende Normen verifizieren: AO §§ 38, 42, 90, 93, 153, 162, 164, 169-171, 173, 233a, 370-378, UStG, EStG, KStG, GewStG, GrEStG, ErbStG, FGO — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Fachlicher Kern — Steuerrecht

• Problemfokus dieses Skills: Bleibe beim konkreten Titel Quartalsgespraech — BWA-Uebergabe mit dem Mandanten und löse die dort angelegte Fachfrage; arbeite mit konkreten Tatbestandsmerkmalen, Beweisfragen und dem unmittelbar benötigten Arbeitsprodukt. Routingfragen bleiben Hilfsmittel, wenn Frist, Zuständigkeit oder Verfahrensart offen sind.
• Arbeitsmodus: Erst Steuerart, Zeitraum, Verwaltungsstand, Frist/Festsetzung, Zuständigkeit, Form/Portal und Beleglage klären; dann BMF-Verwaltungslinie von BFH-Rechtsprechung und Gesetz trennen.
• Outputpflicht: Steuerartenmatrix, BMF-Radar, Einspruchsbaustein, ELSTER-/Portal-To-do, Risikoampel, DBA-/GrESt-/USt-Tabelle oder Mandantenmemo.
• Fehlerbremse: Tragende Normen/Entscheidungen live oder aus der Akte verifizieren; Rechtsprechung nur mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und frei prüfbarer Quelle. Keine BeckRS-, juris-, Kommentar- oder Aufsatz-Blindzitate aus Modellwissen.

Kernsachverhalt

Das Quartalsgespraech ist Standard für mittelstaendische Mandanten: BWA-Besprechung, steuerliche Themen, Investitionsplanung, Personalfragen, Liquiditaet. 1-2 Stunden pro Quartal. Bestaerkt die Mandantenbindung und reduziert spaetere Konflikte. Der Steuerberater bereitet sich systematisch vor, fuehrt das Gespraech strukturiert und dokumentiert die Ergebnisse.

Kaltstart-Rueckfragen

1. Welche Themen sind im aktuellen Quartal relevant?
2. Welche BWA-Auffaelligkeiten?
3. Welche Steuerthemen anstehend (Vorauszahlungen, USt-Sonderpruefung)?
4. Welche Personalthemen (Eintritte, Austritte, Prüfungen)?
5. Welche Investitionsplaene des Mandanten?
6. Welche Liquiditaet aktuell?
7. Welche Eskalationsthemen (Krisensignale)?
8. Welche externen Stakeholder (Bank, Beirat)?

Rechtlicher Rahmen

Primaernormen

§ 33 StBerG — StB-Aufgabenkreis.

§ 57 StBerG — Gewissenhaftigkeit.

Paragraf 102 StaRUG: Die BWA-Übergabe löst die Norm nicht selbst aus; Jahresabschlussauftrag und weitere Tatbestandsmerkmale gesondert prüfen.

§ 5 RDG — Abgrenzung Rechtsberatung.

Workflow

Phase 1 — Vorbereitung (1 Woche vorher)

• BWA, SuSa, OPOS-Listen durchsehen.
• Vorquartal-Vergleich aufbereiten.
• Steuerliche Themen sammeln (vorausgezahlte Steuern, Investitionsabzugsbetrag § 7g EStG, Sonder-AfA).
• Personalfragen erfassen (Lohnkostenquote, geplante Neueinstellungen, anstehende Tarifaenderungen).
• Agenda an Mandanten ca. 5 Werktage vor Termin per E-Mail senden.

Muster-E-Mail Terminvereinbarung:

Sehr geehrte Frau / Herr [Name],

zur Vorbereitung unseres Quartalsgespraechs am [Datum, Uhrzeit] in
[Ort: Ihre Geschaeftsraeume / unsere Kanzlei] erhalten Sie anbei:

- BWA Q[1-4]/[Jahr] mit Vorjahresvergleich
- Aktuelle SuSa und OPOS-Listen
- Vorlaeufige Steuerprognose [Jahr]

Vorgesehene Agenda (Dauer 1-2 Stunden):
1. Quartal in Zahlen
2. BWA-Auffaelligkeiten
3. Steuerliche Themen (inkl. Vorauszahlungs-Anpassung)
4. Liquiditaet, Bank, OPOS-Status
5. Personalthemen
6. Investitionen / Strategie
7. Naechste Schritte

Bitte teilen Sie uns mit, falls Sie weitere Themen aufnehmen moechten.

Mit freundlichen Gruessen
[StB-Kanzlei]

Phase 2 — Termin (1-2 Stunden)

• Teilnehmer: Geschäftsführung, ggf. kaufmaennische Leitung; auf StB-Seite Sachbearbeiter und Berufstraeger.
• Ort: bevorzugt beim Mandanten (Vor-Ort-Bezug staerkt die Beratungsbeziehung) oder StB-Buero.
• Bei Bewirtung im StB-Buero auf ordnungsgemaessen Bewirtungsbeleg (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG) achten — geschäftlicher Anlass, Bewirteten, Höhe und Datum dokumentieren.
• Agenda-Punkte abarbeiten und Zeitfenster pro Punkt einhalten.

Phase 3 — Standard-Agenda

QUARTALSGESPRAECH AGENDA
Mandant: [Firma]
Quartal: [Q1/2026]
Termin: [Datum, Uhrzeit]

1. Quartal in Zahlen (10 Min)
 - Umsatz, EBIT, Ergebnis
 - Vergleich Plan/Vorquartal/Vorjahresquartal

2. BWA-Auffaelligkeiten (15 Min)
 - Wesentliche Abweichungen
 - Sondereffekte
 - Empfehlungen

3. Steuerliche Themen (15 Min)
 - Steuervorauszahlungen
 - USt-Voranmeldung Quartalsergebnis
 - Investitionsabzugsbetrag § 7g EStG
 - Sonder-AfA Moeglichkeiten

4. Liquiditaet und Bank (10 Min)
 - Bankgespraeche
 - OPOS-Status
 - Liquiditaetsplan

5. Personal (10 Min)
 - Bestand
 - Anstehende Vertraegsaenderungen
 - Lohnerhoehungen, Sonderzahlungen
 - SV-Pruefung in Sicht?

6. Investitionen / Strategie (15 Min)
 - Geplante Investitionen
 - Steuerliche Optimierung
 - Bankfinanzierung

7. Naechste Schritte (5 Min)
 - Termine
 - Aktionspunkte

Phase 4 — Krisengespraech (Sonderfall)

• Bei Krisensignalen: BWA mit Hervorhebung der negativen Kennzahlen vorbereiten (drohende Zahlungsunfaehigkeit, Ueberschuldung, sinkendes Eigenkapital).
• Bei konkreten Insolvenzindizien den Warnbedarf schriftlich dokumentieren. Nur bei erfülltem Tatbestand als Hinweis nach Paragraf 102 StaRUG bezeichnen; Antragspflicht und spezialisierte Prüfung sachgerecht ansprechen.
• Anwalt (Insolvenz- bzw. Sanierungsspezialist) empfehlen — die StB-Hinweispflicht erfuellt keine insolvenzrechtliche Beratung iSv § 5 RDG.
• Dokumentation: Aktenvermerk mit Datum, Inhalt des Hinweises, anwesende Personen; ggf. zusaetzliches Bestaetigungsschreiben an Mandant.

Phase 5 — Dokumentation (1 Woche nach Termin)

GESPRAECHSPROTOKOLL
Datum: [Datum]
Teilnehmer: [Namen, Funktionen]

Behandelte Themen:
1. [Thema] - [Diskussion] - [Vereinbarung]
2. ...

Aktionspunkte:
| Punkt | Verantwortlich | Termin |
| ... | ... | ... |

Naechste Schritte:
- ...

Phase 6 — Wiedervorlage

• DATEV-Kanzleiplaner mit Aktionspunkten.
• Naechster Termin Quartalsgespraech bereits in Kalender.
• Mandant-Verbindlichkeit der Protokoll-Bestaetigung.

Strategie und Praxis-Tipps

• Quartalsgespraech ist Mandantenbindungs-Instrument — staerkstes verfuegbares Mittel.
• Bei Krisensignalen: Persoenliches Gespraech zwingend, nicht Telefon.
• Vor-Ort-Gespraech beim Mandanten staerker als StB-Buero.
• Bei Familienmandanten: einer der Familie zu jedem Quartal einbinden.
• StBVV: in Pauschalvereinbarung oder separater Auftrag (Beratungs-Honorar).
• Bei Mandanten ohne Quartalsgespraechs-Vereinbarung: anbieten.

Quellen und Updates

Stand: 05/2026.

• StBerG §§ 33, 57.
• StaRUG § 102.
• RDG § 5.
• DStV-Praxisleitfaden Mandantenkommunikation.