Prüfliste monatliche Belegabgabe

Prüfliste monatliche Belegabgabe

Fachlicher Anker

• Normen: § 6a, § 146 AO, § 147 AO.
• Entscheidungs-/Quellenanker: Tragende Rechtsprechung nur mit Gericht, Datum, Aktenzeichen und frei prüfbarer Quelle einsetzen; keine Entscheidung aus Modellwissen erzwingen.
• Quellenhygiene: references/quellenhygiene.md und references/zitierweise.md beachten.

Kernsachverhalt

Die Belegabgabe-Disziplin des Mandanten ist Erfolgsfaktor der Monatsabschluss-Routine. Fehlt ein Beleg, verzoegert sich die BWA, die USt-VA wird ungenau, der Jahresabschluss bekommt Probleme. Der Steuerberater fuehrt eine Prüfliste, prüft die Vollstaendigkeit eingegangener Belege und mahnt bei Verzoegerungen. Bei wiederholten Verspaetungen Honoraranknuepfung oder Eskalation.

Kaltstart-Rueckfragen

1. Welche Belegart wird abgegeben (Papier, DUO, scan-zentrum)?
2. Welche Frequenz vereinbart (taeglich, woechentlich, monatlich)?
3. Welche Mandantenbranche und Belegvolumen?
4. Welche Sondervorgaenge in der Periode (Reisekosten, Geschenke)?
5. Welche Frist für Belegabgabe?
6. Welche Eskalation bei Verspaetung?
7. Welche Wiederkehrenden Belegart (Mieten, Versicherungen)?
8. Welcher Eskalationsstand?

Rechtlicher Rahmen

Primaernormen

§ 146 AO — Zeitgerechtigkeit, Vollstaendigkeit.

§ 147 AO — Aufbewahrung.

§ 90 AO — Mitwirkungspflicht Mandant.

§ 33 StBerG — StB-Aufgabenkreis.

§ 4 StBVV — Honorarvereinbarung.

Workflow

Phase 1 — Standard-Prüfliste

BELEGABGABE-PRUEFLISTE
Mandant: [Firma]
Monat: [Monat]

A. BANK
[ ] Alle Bankauszuege für den Monat
[ ] PSD2-Online-Banking-Anbindung funktioniert
[ ] Ueberweisungen mit Verwendungszweck

B. KASSE
[ ] Kassenbuch komplett
[ ] Z-Bons taeglich
[ ] Tageseinnahmen-Aufzeichnung GoBD-konform

C. EINGANGSRECHNUNGEN
[ ] Lieferantenrechnungen alle erfasst
[ ] eRechnungen empfangen
[ ] Beleg-Pruefung (USt-Pflichtangaben)

D. AUSGANGSRECHNUNGEN
[ ] Kundenrechnungen alle erfasst
[ ] eRechnungs-Versand (B2B Pflicht seit 01.01.2025)
[ ] Skonti-Belege

E. LOHN
[ ] Lohnauswertung aus Lohnprogramm
[ ] SV-Beitragsbescheide
[ ] Sondervergueteungen, Boni

F. SONSTIGE
[ ] Reisekosten-Belege
[ ] Bewirtungsbelege
[ ] Geschenk-Belege
[ ] Kfz-Belege
[ ] Versicherungs-Bescheide
[ ] FA-Bescheide

G. SONDERVORGAENGE
[ ] Anlagenkauf/-verkauf
[ ] Darlehensvereinbarungen
[ ] Gesellschaftervereinbarungen

H. STATUS
Belege vollstaendig: [Ja/Nein]
Fehlende Belege: [Liste]
Mahnstand: [keine / 1. / 2. Mahnung]

Phase 2 — Eingangskontrolle

• Mandant uebermittelt Belege.
• Sachbearbeiter laed in DATEV.
• Vollstaendigkeit prüfen (Bank-Cut-off: alle Buchungen bis Monatsende erfasst; Lohnbuchungen aus dem Lohnprogramm mit gleicher Periode synchron).

Phase 3 — Mahnung bei Verspaetung

• Stufe 1: telefonische Nachfrage.
• Stufe 2: schriftliche Erinnerung (E-Mail).
• Stufe 3: Mandantenakte mit Vermerk; ggf. Honorar-Aufschlag.
• Stufe 4: Mandantenniederlegung (§ 627 BGB) im Extremfall.

Phase 4 — Belege für wiederkehrende Vorgaenge

• Miet-, Pacht-, Leasing-Verträge als Stamm-Dokumente einmalig erfassen (jaehrliche Anpassung prüfen).
• Versicherungs-Bescheide jaehrlich (Prüfung Versicherungssumme, Beitragsanpassung).
• Dauerauftraege für Strom, Heizung, Wasser, Telekommunikation (Buchung als wiederkehrend); Jahresabrechnungen separat erfassen.

Phase 5 — Bei Verlust eines Beleges

• Mandant um Ersatzbeleg bitten.
• Schaetzung (mit Vermerk) als letzte Option.
• Bei wiederholten Verlusten: GoBD-Risiko.

Phase 6 — Reporting an Mandant

• Bei jedem Monatsabschluss: Prüfprotokoll mit Status.
• Bei wesentlichen Maengeln: Mandantengespraech.

Strategie und Praxis-Tipps

• Prüfliste konsequent durchgehen — fehlende Belege sind haeufige Ursache von Buchungsfehlern.
• Bei wiederholten Verzoegerungen: Honorar-Aufschlag (z.B. 25 Prozent Eilzuschlag) abrechnen.
• DATEV-DUO ist Effizienz-Hebel — Mandanten konsequent zur Nutzung ermutigen.
• StBVV: in Pauschal; Eilbearbeitung Sonderhonorar.
• DATEV-Tipp: DATEV DUO Belegfluss-Statistik nutzen.

Quellen und Updates

Stand: 05/2026.

• AO §§ 90, 146, 147.
• StBerG § 33.
• StBVV § 4.
• BMF v. 28.11.2019 zu GoBD.