Frühwarnsystem-Architektur mit Zwei-Jahres-Horizont

Frühwarnsystem-Architektur mit Zwei-Jahres-Horizont

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
• Tragende Normen verifizieren: StaRUG; § 1 StaRUG — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Spezialwissen

Ein Frühwarnsystem nach § 1 StaRUG ist kein Excel-Sheet in einer Schublade — es ist eine lebende Governance-Struktur. IDW PS 340 n.F. und IDW S 6 geben die fachlichen Standards vor. Wer diesen Rahmen nicht in die operative Unternehmenssteuerung integriert, erfüllt die gesetzliche Pflicht nur auf dem Papier — und steht im Haftungsfall ohne belastbaren Nachweis da.

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Rechtsgrundlagen

• § 1 StaRUG (Krisenfrüherkennungspflicht)
• § 91 Abs. 2 AktG (Risikoüberwachungssystem für AG)
• IDW PS 340 n.F. (Anforderungen an Risikofrüherkennungssysteme, Stand 2020)
• IDW S 6 (Anforderungen an Sanierungskonzepte, Stand 2018)
• IDW S 11 (Beurteilung des Vorliegens von Insolvenzeröffnungsgründen, Stand 2021)
• § 18 InsO (drohende Zahlungsunfähigkeit)

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Pflichten

1. Rechtliche Anforderungen an das Frühwarnsystem

Ein § 1 StaRUG-konformes Frühwarnsystem muss folgende Mindestanforderungen erfüllen:

Formale Anforderungen:

• Schriftlich dokumentiert und von der Geschäftsführung förmlich beschlossen
• Klar definierte Verantwortlichkeiten (wer meldet was an wen bis wann)
• Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung (mindestens jährlich)
• Nachweis der tatsächlichen Anwendung (Protokolle, Berichte)

Inhaltliche Anforderungen (IDW PS 340 n.F.):

• Risikoidentifikation, Risikobewertung und Risikoüberwachung
• Festlegung von Risikotoleranzgrenzen und Eskalationsschwellen
• Integration in die Unternehmensplanung (kein separates Silo)
• Bestandsgefährdungsrisiken besonders hervorheben

2. IDW PS 340 n.F. — Kernelemente

IDW PS 340 n.F. (Neufassung 2020) verlangt:

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Templates

Muster: Risiko-Inventar (Tabellenstruktur)

Risiko-Inventar — [Firma GmbH] — Stand: [Datum]

Nr. | Risikokategorie | Risikobeschreibung | Eintrittswsk. | Schaden EUR | Risikoscore | Verantwortlich | KPI | Schwelle ROT
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R01 | Liquidität | Refinanzierungsrisiko: Hausbankkredit läuft [Datum] aus | Mittel | [Betrag] | Hoch | CFO | Kredit-Restlaufzeit | < 6 Monate
R02 | Umsatz | Kundenkonzentration: Kunde X = [x]% Umsatz | Niedrig | [Betrag] | Mittel | CSO | Umsatzanteil Top-1-Kunde | > 25 %
R03 | Personal | Schlüsselpersonenrisiko: Geschäftsführer [Name] | Niedrig | [Betrag] | Mittel | GF | Nachfolgeplanung | Nicht vorhanden

Muster: Frühwarnsystem-Beschluss der Geschäftsführung

Beschluss der Geschäftsführung — Frühwarnsystem § 1 StaRUG

Gesellschaft: [Firma GmbH]
Datum: [TT.MM.JJJJ]

Die Geschäftsführung beschließt:

1. Das vorliegende Frühwarnsystem (Systemhandbuch vom [Datum])
 wird als verbindliche Governance-Struktur eingeführt.
2. Verantwortlich für Pflege und Reporting: [Name, Funktion].
3. Die KPI-Schwellenwerte gemäß Anlage 1 gelten ab sofort.
4. Abweichungen von Stufe 2 (Gelb) werden unverzüglich protokolliert.
5. Das System wird jährlich, erstmals zum [Datum], überprüft.

[Unterschriften GF]

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Fallstricke

1. Frühwarnsystem auf Papier ist kein Frühwarnsystem — im Haftungsfall wird geprüft, ob das System tatsächlich gelebt wurde. Fehlende Reports, keine Protokolle, keine Eskalationen: Indizienbeweis für Pflichtverletzung.

2. Schwellenwerte zu weit gefasst schützen nicht. Wer "ROT erst ab Zahlungsunfähigkeit" definiert, hat kein Frühwarnsystem, sondern ein Brandmeldesystem nach dem Brand.

3. Keine Integration in Planungsprozess — das Frühwarnsystem muss mit der operativen Planung verbunden sein. Eigenständige Silo-Lösung ohne Rückkopplung erfüllt IDW PS 340 n.F. nicht.

4. Outsourcing an Steuerberater ohne eigene Überwachung reicht nicht. Der Steuerberater liefert Daten, die GF muss sie auswerten und auf Abweichungen reagieren.

5. Jährliche statt rollierende Überprüfung ist zu grob. Das Risiko-Inventar muss nach wesentlichen Veränderungen ad hoc überprüft werden.

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Paragrafenkette Fruehwarnsystem

Paragraf 1 StaRUG: fortlaufende Pflicht der Geschäftsleitung. Paragraf 18 Absatz 2 InsO: regelmäßige 24-Monats-Prognose für drohende Zahlungsunfähigkeit. Paragraf 102 StaRUG: begrenzter Berufsträgerhinweis bei Jahresabschlusserstellung. Paragraf 15a InsO: objektiv an Insolvenzreife anknüpfender Antrag ohne schuldhaftes Zögern.

Triage — Fruehwarnsystem

1. Kennzahlen-Set? Welche Kennzahlen werden in welchem Rhythmus erhoben? (Liquiditaet, EBIT, Forderungslaufzeit, Eigenkapital-Quote)
2. Ampelsystem vorhanden? Gruene, gelbe, rote Schwellen definiert?
3. Eskalationskette? Wer wird bei roten Ampeln informiert? GF → Aufsichtsrat → Anwalt?
4. Historische Daten? 2 Jahre Ruckschau für Trend-Erkennung vorhanden?

Quellenregel: Entscheidungen nur nach Prüfung einer amtlichen oder frei zugänglichen Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage ausgeben.