Parteien erfassen – KYC und Vertretungsmacht

Parteien erfassen – KYC und Vertretungsmacht

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
• Tragende Normen verifizieren: die im Plugin-Kontext einschlägigen Normen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, eur-lex.europa.eu und die amtlichen Bundes-/Landesportale live prüfen — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Eingaben

• Gesellschaft: Firmenname vollständig, Rechtsform, HRB-Nummer, Amtsgericht, Sitz, Geschäftsanschrift, Name Geschäftsführerin / Geschäftsführer mit Allein- oder Gesamtvertretung
• Gesellschafterin 1: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Wohnanschrift, Anteilszahl und Nennwert
• Gesellschafterin 2 (falls vorhanden): gleiche Daten
• Darlehensgeber: bei Privatperson Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Wohnanschrift; bei juristischer Person Firma, HRB, Sitz, Vertreter mit Vollmachtsnachweis
• Sanktionslistenabfrage: EU-Amtsblatt Konsolidierte Liste, OFAC SDN, UN Security Council, HM Treasury

Rechtlicher Rahmen

Primärnormen

• § 164 BGB (Stellvertretung), § 167 BGB (Vollmacht)
• § 35 GmbHG (Vertretung GmbH durch Geschäftsführung)
• §§ 1, 2, 3, 4, 10, 11 GwG (KYC-Pflichten, wirtschaftlich Berechtigte, PEP)
• § 19 GwG (Transparenzregister)
• § 43 GmbHG (Pflichten der Geschäftsführung)

Vorgehen

1. Handelsregisterauszug anfordern / prüfen

Aktueller HR-Auszug nicht älter als drei Monate: Firma, Sitz, Stammkapital, Geschäftsführung, Vertretungsregelung, aktuelle Gesellschafterliste (§ 40 GmbHG).

2. Gesellschafterinnen identifizieren

Abgleich mit Gesellschafterliste. Vollständige Adressen und Geburtsdaten erfassen. Privatpersonen: Personalausweis oder Reisepass als Lichtbildausweis.

3. Darlehensgeber-KYC

Privatperson: Lichtbildausweis + ggf. Vollmacht. Juristische Person: HR-Auszug + Vertreternachweis + Gesellschafterliste für wirtschaftlich Berechtigte (§ 3 GwG: natürliche Person mit mehr als 25 Prozent).

4. Sanktionslistenabfrage

Alle Parteien gegen EU-Konsolidierte Liste (Art. 2 VO 765/2006), OFAC SDN, UN-Sicherheitsratsliste und HM Treasury Financial Sanctions screenen. Ergebnis dokumentieren.

5. PEP-Status prüfen

Politisch exponierte Person (§ 1 Abs. 12 GwG)? Prominente Amtsträger, Familienmitglieder? Erhöhte Sorgfalt bei Treffer.

6. Vertragsparteien-Sektion vorbereiten

Strukturierte Textblöcke für den Vertragskopf: Gesellschaft, Gesellschafterin 1, Gesellschafterin 2, Darlehensgeber – mit allen Pflichtangaben.

Beispiel-Parteiblock (DE)

(1) Sonnenglas Solartechnologie UG (haftungsbeschränkt)
 Geschäftsanschrift: Musterstraße 12, 10115 Berlin
 eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Charlottenburg unter HRB 123456 B,
 vertreten durch ihre alleinvertretungsberechtigte Geschäftsführerin Dr. Mira Schoeneck,
 – nachstehend die "Gesellschaft" –

(2) Dr. Mira Schoeneck, geboren [Datum], Musterstraße 12, 10115 Berlin
 – nachstehend die "Gesellschafterin 1" –

(3) Lina Habersaat, geboren [Datum], Beispielweg 5, 20095 Hamburg
 – nachstehend die "Gesellschafterin 2" –

(4) Northstar Pre-Seed Partners GmbH & Co. KG
 Geschäftsanschrift: Venture-Allee 1, 60329 Frankfurt am Main
 eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Frankfurt am Main unter HRA 99999,
 vertreten durch ihre Komplementärin Northstar Management GmbH, diese vertreten durch [●]
 – nachstehend der "Darlehensgeber" –

Risiken und Red Flags

Quellen und Updates

Stand: 05/2026. Bei Änderung GwG/GmbHG aktualisieren.

Vertiefung — Aktuelle Rechtsprechung

Normen-Ergänzung

§§ 10, 11 GwG (Identifizierung wirtschaftlich Berechtigter) → §§ 18, 19 GwG (Transparenzregister) → § 40 GmbHG (Gesellschafterliste: Angaben Gesellschafter) → § 15 GmbHG (Abtretung, Übergang Anteile) → § 313 BGB (Identitätsbezeichnung in notariellen Urkunden)

Quellenregel: Entscheidungen nur nach Prüfung einer amtlichen oder frei zugänglichen Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage ausgeben.