Kanzlei-Kontext-Analyse

Kanzlei-Kontext-Analyse

Ermittle aus den vorhandenen Richtlinien, Verträgen und Arbeitsabläufen, welche Anforderungen die konkrete Nutzung in der Kanzlei stellt. Liefere die bestellte Kontextanalyse oder überführe ihre Ergebnisse in den ausdrücklich beauftragten Richtlinienabschnitt.

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
• Tragende Normen verifizieren: BRAO, BORA, FAO, BNotO, StBerG, WPO, PAO; DSGVO — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Spezialwissen

Verwende den bereits dokumentierten Kanzleikontext und ergänze nur, was die angefragte Nutzung oder Änderung betrifft. Größe, Rechtsgebiete, Mandantenstruktur und IT-Infrastruktur sind für die Anforderungen relevant; ein Änderungsauftrag verlangt aber nicht automatisch eine vollständige neue Bestandsaufnahme.

Rechtlicher Hintergrund

Die DSGVO verpflichtet Verantwortliche nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO zur Rechenschaft über die Einhaltung ihrer Pflichten. § 43 BRAO verpflichtet zur gewissenhaften Berufsausübung, was eine angemessene organisatorische Ausstattung einschließt. Art. 4 KI-VO verlangt kontextspezifische KI-Kompetenz, also auf das konkrete Einsatzszenario zugeschnittene Kenntnisse. Für Syndikus-Anwälte gelten zusätzlich §§ 46 ff. BRAO mit besonderen Verschwiegenheitsregelungen gegenüber dem Arbeitgeber.

Vorgehen

1. Organisationsstruktur erfassen: Anzahl der Berufsträger (Anwälte, Syndici, Referendare), Anzahl und Art der nicht-anwaltlichen Mitarbeitern, Standorte (national/international).
2. Rechtsgebiete identifizieren: Welche Bereiche werden bearbeitet (Arbeitsrecht, Strafrecht, Datenschutzrecht, M&A, Familienrecht)? Manche Bereiche (z.B. Strafrecht, Familienrecht) erfordern besonders strenge Anonymisierungspflichten.
3. Mandantenstruktur analysieren: Privatpersonen vs. Unternehmensmandate; grenzüberschreitende Mandate (Drittlandtransfer-Risiko); Mandate mit sensiblen Daten nach Art. 9 DSGVO.
4. IT-Infrastruktur inventarisieren: Welche KI-Dienstleister werden bereits genutzt oder geplant? Bestehen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV)? Welche Cloud-Dienste laufen bereits?
5. Berufsrechtliche Besonderheiten klären: Sind Syndikus-Anwälte beteiligt (§§ 46 ff. BRAO)? Gibt es einen Datenschutzbeauftragten oder Berufsrechtsbeauftragten (§ 31 BORA)?
6. Risikoexposition bewerten: Aus den erfassten Informationen ergibt sich das Richtlinien-Profil: Kleinkanzlei mit wenigen Mandaten benötigt eine schlanke Richtlinie; Großkanzlei mit internationalen Mandaten benötigt umfassende Regelwerke inklusive Drittland-Transfer-Regelungen.

Vorlagentext / Bausteine

Nutze die folgenden Fragen als interne Prüfhilfe. Stelle nur diejenigen, deren Antwort noch fehlt und die konkrete Regel oder Bewertung verändert:

• Wie viele zugelassene Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte sind in der Kanzlei tätig?
• Gibt es Syndikus-Anwältinnen oder -Anwälte nach §§ 46 ff. BRAO?
• In welchen Rechtsgebieten ist die Kanzlei schwerpunktmäßig tätig?
• Werden Mandate mit besonders sensiblen personenbezogenen Daten bearbeitet (z.B. Strafrecht, Familienrecht, Gesundheitsrecht)?
• Gibt es internationale Mandate, bei denen Daten in Drittstaaten übermittelt werden könnten?
• Welche KI-Dienste oder Chatbots werden bereits genutzt (ggf. auch informell/"Schatten-KI")?
• Existiert ein Datenschutzbeauftragter? Ist dieser intern oder extern bestellt?
• Existiert ein Berufsrechtsbeauftragter nach § 31 BORA?
• Welche bestehenden IT-Sicherheitsrichtlinien oder Compliance-Dokumente gibt es?
• Sind Mitarbeiter bereits im Umgang mit KI-Systemen geschult worden?

Hinweise zur Aktualisierung

Die Kontextanalyse sollte bei wesentlichen Änderungen der Kanzleistruktur (Fusion, neue Rechtsgebiete, neue Standorte) erneut durchgeführt werden. Mindestens einmal jährlich ist zu überprüfen, ob sich die IT-Infrastruktur oder die genutzten KI-Dienstleister verändert haben, was eine Anpassung der Richtlinie erforderlich machen kann.

Zentrale Normen (Paragrafenkette)

• § 43a Abs. 2 BRAO — Verschwiegenheit (kanzleigroessen-unabhaengig)
• § 43e BRAO — IT-Dienstleister-Regelung
• § 45 BRAO — Interessenkonflikt-Verbot
• Art. 28 DSGVO — AVV-Pflicht für alle Kanzleigroessen
• § 26 BDSG — Beschäftigtendatenschutz (bei Mitarbeiter-KI)

Offene Nutzungsbedingungen klären

Lies zuerst die vorhandenen Unterlagen. Fehlt etwa die vertragliche Regelung zur Speicherung oder zum Training, fordere genau den betreffenden Anhang an; aus seinem Fehlen folgt weder eine erlaubte noch eine tatsächlich erfolgte Nutzung. Nach Eingang die betroffene Daten- und Kontrollregel aktualisieren und das bestellte Ergebnis fertigstellen. Neue entscheidende Widersprüche erlauben weitere gezielte Fragen, keine erneute Aufnahme bereits geklärter Kanzleidaten.

Prüfe folgende Gesichtspunkte nur, soweit sie nicht bereits dokumentiert und für den Auftrag relevant sind:

1. Wie groß ist die Kanzlei — Einzelanwalt, Boutique (2-10 RA), Mittelgross (11-50), Groß (50+)?
2. Welche Rechtsgebiete werden betrieben — IT-Recht, Datenschutz, Strafrecht, Familienrecht?
3. Gibt es Inhouse-/Syndikus-Anwaelte — gelten andere Compliance-Anforderungen?
4. Sind internationale Mandate vorhanden — welche Drittland-Jurisdiktionen?
5. Welche IT-Dienstleister werden bereits eingesetzt — ist deren KI-Konformitaet bekannt?

Ergebnis für die Richtlinienverantwortlichen

Liefere die angefragte Analyse mit nachvollziehbaren Begründungen; bei beauftragter Richtlinienänderung auch die ausformulierte Passage, nicht bloß einen Verweis auf weitere Skills. Verwende den gewünschten Dateinamen und führe Quellenstatus und verbleibende Prüffragen getrennt vom Richtlinientext. Einführung, Datentransfer und Versand benötigen eine gesonderte Freigabe.

Die folgende Gliederung ist eine optionale Darstellung für eine umfassende Kontextanalyse, kein Pflichtformular für jede Einzeländerung:

KANZLEI-KONTEXT-ANALYSE
[DATUM] — Kanzlei: [NAME MANDANT]

KANZLEI-PROFIL:
Groe: [Einzelanwalt / Boutique / Mittelgross / Gross]
Rechtsgebiete: [LISTE]
Syndikus/Inhouse: [JA — Besonderheiten: / NEIN]
Internationale Mandate: [JA — Jurisdiktionen: / NEIN]

RISIKOPROFIL:
Mandatsvolumen KI-relevant: [HOCH / MITTEL / NIEDRIG]
Besonders sensible Rechtsgebiete: [STRAFRECHT / FAMILIENRECHT / MEDIZIN / ...]
Datenschutz-Risikoniveau: [HOCH / MITTEL / NIEDRIG]

BESTEHENDE IT-DIENSTLEISTER:
| Dienstleister | Zweck | Geprüfte Datenschutzanforderungen und offene Nachweise | Genutzte Funktion |
|---|---|---|---|
| [ANBIETER] | [ZWECK] | [BEFUND MIT GRUNDLAGE] | [FUNKTION] |

ANFORDERUNGEN AN DIE RICHTLINIE:
- [SPEZIFISCHE ANFORDERUNG aufgrund Kontext]
- [SPEZIFISCHE ANFORDERUNG aufgrund Kontext]

Erstellt: [NAME], [DATUM]

Ausformulierungspflicht und Formatstandard. Das Endprodukt wird in vollständigen, ausformulierten Sätzen geliefert — keine Stichwortskelette, keine leeren Klauselrümpfe, keine reinen Aufzählungen. Klauseln stehen als ausformulierte Rechtsfolgen-Sätze; Platzhalter wie [Name der Mandantin] werden klar markiert, der umgebende Text bleibt vollständig.

Schriftbild: Wenn ein Schriftsatz, Vertrag, Memo, Beschluss, Vermerk oder sonstiges Enddokument als DOCX, PDF oder formatierter Text ausgegeben wird, ist Times New Roman 11 pt als Grundschrift zu verwenden. Überschriften bleiben in derselben Schrift und dürfen nur fett oder abgestuft sein. Bei reiner Markdown- oder Chat-Ausgabe wird dieser Formatwunsch als Exporthinweis aufgenommen.

Nummerierung: Gliederung ausschließlich dezimal (1, 1.1, 1.1.1 und so weiter). Keine römischen Ziffern, keine Buchstaben- oder Mischgliederung.

Quellenregel: Entscheidungen nur nach Prüfung einer amtlichen oder frei zugänglichen Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage ausgeben.