Temporalidade e eliminação

Temporalidade e eliminação

Três invioláveis

1. Nada do acervo sai sem anonimização irreversível prévia.
2. Nada alimenta treinamento: nem entrada, nem saída, nem dado inferido.
3. Nada produzido pelo plugin é ato notarial ou registral nem pode parecer ato dotado de fé pública.

Aplicar IMUTABILIDADE, RASTREABILIDADE e RETENÇÃO MÍNIMA em toda automação. Base normativa atualizada até 25/08/2026.

Tratar o acervo como patrimônio funcional do serviço, não do titular; tudo que esta skill gerar deve ser extraível em formato não proprietário, sem anuência de fornecedor. Separar a camada administrativa da camada de fé pública: nesta última, leitura autorizada pode ocorrer, mas saída com aparência de ato nunca.

Anexos e skills obrigatórios

• context/prov-cnj-50-2015-temporalidade-notas.md — tabela compilada e descarte;
• context/decreto-10278-2020.md — digitalização com valor legal;
• context/travas-defasagem.md — travas T-110 a T-113;
• conformidade-de-digitalizacao, plano-de-metadados e diagnostico-do-acervo.

Regra absoluta

Livro de notas não se elimina, nem digitalizado. A Tabela de Temporalidade do Provimento CNJ 50/2015, classe 3-5-1, atribui guarda permanente ao protocolo de livros, testamentos públicos, aprovações de testamentos cerrados, livros de escrituras, livros de procurações e substabelecimentos, índices e demais livros auxiliares; o CNN art. 196 manda adotar essa tabela.

Tabela operacional de Notas

• Permanente: todos os livros e índices acima.
• 10 anos: certidões de distribuidores, interdições e tutelas; controles de distribuição; outros documentos que instruíram escritura ou procuração.
• 5 anos: comprovante de emissão de DOI.
• 5 anos, condicionados à digitalização com valor legal: depósitos de firmas, reconhecimentos de firma por autenticidade e fichas de depósito, após a alteração do Provimento CNJ 185/2024.

Não usar o triênio civil do art. 22 da Lei 8.935/1994 como prazo de guarda. A tabela conserva por dez anos os documentos instrutórios que podem constituir prova da qualificação.

Fluxo de eliminação

1. Identificar espécie, código da tabela, suporte e termo inicial.
2. Confirmar que o prazo venceu e que não existe litígio, investigação, preservação, incidente ou regra especial.
3. Validar a digitalização com valor legal quando ela for condição do descarte.
4. Confirmar que o item não pertence a livro ou classe permanente.
5. Aprovar lista e evidência por responsável competente.
6. Comunicar a eliminação semestralmente ao juízo competente, conforme art. 3º do Provimento 50.
7. Desfigurar ou destruir de forma que informação, identidade e assinatura não possam ser recuperadas.
8. Registrar lote, fundamento, data, método, responsáveis e prova da destruição.

Eliminar o papel não elimina os deveres da LGPD sobre índices, classificadores, banco de dados, cópias de segurança e outros resíduos. Tratar a camada administrativa e a de fé pública separadamente.

Limites

• Não criar política de retenção de backup: o Provimento CNJ 213/2026 não fixa retenção do backup em si.
• Não eliminar em massa por idade aparente, nome de pasta ou espaço disponível.
• Não antecipar prazo por mudança de titular; o acervo continua pertencendo ao serviço e deve ser transferido ao sucessor.
• Não terceirizar destruição sem cadeia de custódia e prova de irreversibilidade.

Saída

Entregar tabela item a item com classe, fundamento, termo inicial, prazo, digitalização, bloqueios, decisão, comunicação, destruição e resíduos LGPD. Separar “manter”, “eliminável após condição”, “eliminável agora” e “não identificado”.

Reprovação automática

• eliminar livro de notas ou índice permanente;
• equiparar digitalização a autorização automática de descarte;
• aplicar três anos a documentos instrutórios;
• esquecer a comunicação semestral;
• permitir reconstrução de dados eliminados;
• declarar prazo de retenção do backup que a norma não fixou.